"טל, את יכולה לשלוח לי קובץ דוגמא של תכנית עבודה?".

אם היה לי 100 שקל על כל פעם שקיבלתי הודעה כזו השבוע, הייתי סוגרת את הפינה של ההשקעות  החודשיות שלי בקריפטו

שלחתי.

ויש לי בערך 10 דוגמאות כאלה. כל אחת בנויה אחרת, מותאמת אחרת, מפורטת יותר, מפורטת פחות. השתדלתי לשלוח לכל אחד (לפחות אלה שאני מכירה את העסק שלהם), את הדוגמה שתהיה להם לעזר הכי טוב שאפשר.

וכל פעם שלחצתי על ה-SEND, שאלתי את עצמי – מה עכשיו? מה הם יעשו עם זה? מה מכל מה שהם ירשמו שם יקרה באמת?

וזה לא שאני כזו קטנת אמונה או חושבת שיש לי בלעדיות על החוכמה, להיפך. אין לי ספק ביכולת של כל אחד ואחת מכם לעבוד עם הדבר הזה שנקרא תכנית עבודה שנתית, כך שחיי העסק שלו וחייו יהפכו לטובים יותר, אבל משהו בהתנהלות של הרוב (לא אתם כמובן, האחרים) גורם להם בסופו של דבר "להתגלגל", "לזרום", ללא קשר ממשי ליעדים שהציבו לעצמם.

קצת כמו ההחלטות בסגנון "מיום ראשון אתחיל דיאטה/אעשה כושר/אחיה נכון" או כל החלטה אחרת שהחלטנו לעשות החל מ…ומשום מה היא לא "יורדת" לביצוע.

אז ריכזתי לכם כאן את 5 הטעויות השכיחות והקריטיות ביותר שאנו נוטים לעשות בכל מה שקשור לתכניות עבודה ואיך ניתן להימנע מהן בדרך לביצוע.

1. התמקדות רק בלקוחות חדשים והזנחת לקוחות קיימים

הנטייה האינסטינקטיבית שלכם היא לבנות תכנית מכירות כשבדרך כלל התודעה שלכם יוצרת את ההקשר של מכירות חדשות = לקוחות חדשים. מנגד, לקוחות קיימים הם הנכס החשוב ביותר של העסק. הם בסיס להכנסה יציבה, לשיווק מפה לאוזן ולפיתוח מוצרים חדשים. הזנחתם עלולה לגרום לנטישה ולעסק עם תחלופת לקוחות גבוהה.

פתרון: התייחסו בתכנית לכמות הפגישות הנדרשת ליצירת היעד למכירות, כאשר 50% מהפגישות אמורות להישען על לקוחות קיימים ו-50% על לקוחות חדשים. שלבו בתכנית השנתית אסטרטגיה ייעודית לחיזוק הקשרים עם לקוחות קיימים, באמצעות שיחות שירות יזומות, סקרי שביעות רצון והצעת מוצרים מותאמים. כמו כן, תכננו בהתאם את המשאבים הנדרשים מכם לצורך גיוס הלקוחות החדשים.

נ.ב. קטן…תכנית עבודה אינה רק מכירות. היא כוללת גם פרויקטים שנתיים כמו אוטומציה, גיוס כ"א, הכנסת מוצרים נוספים, בניית שת"פים ואפילו התפתחות אישית שלכם והשקעה בעצמכם.

2. תכנית שאפתנית מדי או לא ריאלית

הרצון להצטיין מוביל סוכנים להגדיר יעדים לא ריאליים, מה שגורם לתסכול ולכישלון. מנגד, חלקם מציבים יעדים שמרניים מדי, שאינם דוחפים את העסק קדימה.

תכנון לא מציאותי מוביל לתחושת שחיקה, חוסר מוטיבציה וכישלון מוקדם בהשגת היעדים.

מצד שני, תכנית שמרנית מדי עלולה לבזבז פוטנציאל עסקי.

פתרון: לקבוע יעדים מאוזנים שמאתגרים את העסק אך נשענים על נתונים מציאותיים. לצורך כך, עליכם להבין מה "הגידול הטיבעי" של העסק (הגידול שקורה גם מבלי שהייתם אקטיביים ונקטתם בפעולות שיווק יזומות כאלה או אחרות) ורק אז, אחרי שיש בידינו איזו שהיא נקודת התייחסות, לקבוע את היעד. כמובן שעליו להיות מדיד ומבוקר אחרת יישאר בגדר פוטנציאל בלבד או לחילופין פשוט לא תדעו אם אתם בכיוון או לא.

3. הזנחת מעקב ובקרה שוטפים

תכנית עבודה היא כלי חי, ולא "מסמך ששוכב במגירה" או "קובץ שמור ברשת". בלי מעקב תקופתי, אין דרך לוודא שהעסק מתקדם לפי התכנון או לתקן טעויות בזמן אמת.

כתיבת תכנית עבודה בתחילת השנה ושכחתה עד השנה הבאה היא טעות נפוצה. בלי מעקב תקופתי אחר ביצועים, קשה לדעת אם התכנית מתקדמת בכיוון הרצוי.

פתרון: לקיים פגישות מעקב חודשיות – עם עצמכם, עם השותפים, עם הצוות – בסדר הזה, לבחינת עמידה ביעדים, ניתוח אתגרים, והתאמת התכנית לפי הצורך.

הפגישות הללו חייבות להיות נטועות בלו"ז השנתי מראש ולהיות ברמת "ברזל", דהיינו – חייבות להתקיים. אין לדחות או לבטל.

4. תכנון מכירות ללא תכנון משאבים ותקציב

סוכנים רבים כותבים תכניות עבודה מבלי להתחשב במגבלות התקציב שלהם, מה שעלול להוביל להוצאות בלתי צפויות או חוסר מימוש של התכנית.

דוגמה :השקעת סכומים גדולים מדי בקמפיין פרסום מבלי להבטיח את החזר ההשקעה.

פתרון: להגדיר מראש תקציב מדויק לכל פעולה, ולהכניס בתכנית סעיף המיועד להתאמות בלתי צפויות.

דוגמה נוספת: הגדלת המכירות ברמה שמחייבת גיוס והכשרה של כ"א נוסף שיתמוך במימוש פוטנציאל המכירות (תפעול, תיאום פגישות, ניהול ובקרה על הצוות הקיים).

פתרון: גם כאן, נדרש להבין מראש מה מקסימום הקיבולת של הצוות הקיים ולהגדיר מראש תקציב מדויק לגיוס, תוך לקיחה בחשבון של זמן ההכשרה והקליטה של עובד/ת חדשים.

5. אי זיהוי חוזקות וחולשות של העסק

התעלמות מניתוח פנימי של העסק מובילה לבניית תכנית שלא מתחשבת בנקודות החוזק והחולשה של הסוכן ושל הצוות שלו.

דוגמה: סוכן שלא מבין שהצוות שלו חלש בניהול טכנולוגי עלול להכניס לתכנית פעילויות שמבוססות על אוטומציה שהוא לא יכול ליישם.

דוגמה נוספת: סוכן שיש עליו ריבוי משימות כתוצאה מיעדים מאתגרים והחולשה הגדולה ביותר שלו היא ניהול זמן. מצב כזה יהפוך לתסכול משתק מהר מאד והתרחקות מביצוע היעד.

פתרון: בצע ניתוח SWOT (חוזקות, חולשות, הזדמנויות, איומים) בתחילת השנה ולבנות את התכנית בהתבסס על תוצאות הניתוח.

יש כמובן עוד טעויות רבות, אבל המפתח המרכזי להצלחתה של תכנית עבודה הוא בביצוע. לכן, הטיפ הטוב ביותר שאני יכולה לתת לכם (ואשר איתו אני עובדת עם כל לקוח שאני מלווה וכן, גם עם עצמי, על העסק שלי) הוא להבין מה הדבר שיגרום לכם לזוז. אצל האחד זו המחויבות כלפי מישהו אחר (בן/בת זוג, מפקח, מנהל יוניט, שותף, מנטור או עצמכם), אצל השני המפתח להצלחה טמון בניהול זמן נכון והקפדה על לו"ז מדוקדק, ואצל האחר המפתח טמון בכלל בבניית תשתית של צוות תומך וגיוס והשמה נכונים של משאבי כוח האדם בעסק.

אז כשאתם מקבלים ממני קובץ אקסל, דוגמא לתכנית עבודה, חשוב שתבינו שההצלחה שלכם אינה תלויה בקובץ כזה או אחר, ההצלחה האמיתית תלויה בכם.

כמו בכל דבר בחיים.

• הכותבת הינה מנכ”ל ISSUE – יועצת ארגונית לסוכנויות ביטוח, מרצה ומלווה לפיתוח עסקי