רשות שוק ההון, ביטוח וחיסכון פרסמה ב-10 ביוני 2024  חוזר שעניינו "אופן הפקדת תשלומים לקופת גמל". בחוזר פורסמו הוראות לעניין חובת דיווח על הפקדות התשלומים לקופת גמל באמצעות קובץ ממשק מעסיקים עבור מעסיק המעסיק פחות משלושה עובדים, אשר ייכנסו לתוקף ביום 1 בפברואר .2025

לשם הבהירות והנוחות לטובת המעסיקים הקטנים, פרסמה הרשות קובץ שאלות ותשובות בו ניתן מענה לשאלות הנוגעות ליישום הוראות החוזר.

שאלות בקשר לאופן הדיווח

אני מעסיק שני עובדים ועד היום דיווחתי על ההפקדות הפנסיוניות של עובדי באמצעות רשימה שנשלחה במייל לגוף המוסדי, כיצד עלי לדווח החל מ-1 פברואר 2025?

החל מ-1 בפברואר 2025 חלה חובה לדווח אך ורק באופן ממוכן באמצעות קובץ "ממשק מעסיקים" ולא יתאפשר עוד דיווח באמצעות שליחת רשימה במייל לגוף המוסדי או באמצעות עדכון טלפוני.

מה אפשרויות הדיווח שלי באופן ממוכן?

יש שלוש אפשרויות לדיווח:

1. דיווח באמצעות האזור האישי של המעסיק בפורטל הגוף המוסדי. ככל שהקופות הפנסיוניות של העובדים הינם בגופים מוסדיים שונים יש לדווח בכל פורטל של גוף מוסדי שאליו מועבר התשלומים.

2. דיווח אחד לכל הגופים המוסדיים באמצעות פורטל המסלקה הפנסיונית.1

3. דיווח אחד לכל הגופים המוסדיים על ידי סוכן / גורם מתפעל אשר נותן שירותי תפעול פנסיוני למעסיק.

איך אני מפיק את הנתונים הנדרשים לשם דיווח בקובץ ממוכן "ממשק מעסיקים?"

ניתן להפיק באמצעות תוכנת השכר אשר מפיקה את תלוש השכר של העובד קובץ דיווח ממוכן במבנה אחיד – "ממשק מעסיקים".

האם ניתן לדווח גם ללא קובץ מתוכנת השכר?

בשלוש אפשרויות הדיווח הנ"ל ניתן לדווח גם באופן ידני והמערכת מפיקה באופן אוטומטי קובץ ממשק מעסיקים ממוכן בהתאם לפרטים שהוזנו אשר נשלח ישירות לגופים המוסדיים.

האם הדיווח הממוכן כרוך בעלות?

דיווח באמצעות פורטל הגוף המוסדי הוא בחינם. דיווח באמצעות המסלקה הפנסיונית למעסיק קטן הוא במחיר של 1 שקל + מע"מ עבור כל ת.ז. מדווחת. ודיווח ע"י גורם מתפעל כרוך בעלות אשר משתנה בין גורמי התפעול השונים.

מתי צריך לדווח? לאחר העברת הכספים לקופות או קודם לכן?

את הדיווח יש לעשות סמוך ככל הניתן לאחר העברת הכספים, ונדרש לציין בדיווח את פרטי הפקדת הכספים.

שאלות בקשר לטיפול לאחר הדיווח

האם לאחר הדיווח נדרש טיפול נוסף?

ישנה חובה חוקית על המעסיק לעקוב ולוודא את קליטת הכספים בחשבונות העובדים.

כיצד ניתן לדעת אם הכספים שהפקדתי נקלטו לחשבונות העובדים?

הגופים המוסדיים נדרשים להשיב מענה לדיווח באמצעות שליחת היזון חוזר מסכם בתוך יום עסקים אחד ממועד הדיווח בו מפורט סטטוס קליטת הכספים: האם נקלטו באופן תקין בחשבון העמית או שישנה שגיאה בקליטת הכספים.

היכן ניתן לראות את המענה המתקבל מהגופים המוסדיים?

את ההיזון החוזר מהגוף המוסדי המעסיק יכול לראות בפלטפורמה בה בוצע הדיווח. לדוגמה, במקרה בו בוצע הדיווח בפורטל הגוף המוסדי יופיע ההיזון גם כן בפורטל המוסדי. במקרה בו הועבר הדיווח באמצעות המסלקה או גורם מתפעל אחר יופיע ההיזון בפורטל הגורם בו בוצע הדיווח.

בהיזון החוזר ששלח הגוף המוסדי קיבלתי מענה על שגיאה בקליטת הכספים. מה עלי לעשות?

ישנן שגיאות אשר הוגדרו על ידי הרשות כשגיאות שאחריות הטיפול בהן הוא על המעסיק ועל המעסיק לטפל בשגיאה בהתאם לפירוט שהשיב הגוף המוסדי מדוע הכספים לא נקלטו. מאידך ישנן שגיאות אשר הוגדרו על ידי הרשות כשגיאות שאחריות הטיפול בהן הוא על הגוף המוסדי ובהתאם על הגוף המוסדי לטפל בהן.

האם כדי לטפל בשגיאות ישנה חובה להשתמש בשירותים של מתפעל פנסיוני?

לא. על המעסיק לטפל בשגיאות אשר הוגדרו על ידי הרשות כשגיאות שאחריות הטיפול בהן הוא על המעסיק. אולם אין חובה לעשות זאת על ידי גורם מתפעל והמעסיק יכול לעשות זאת באופן עצמאי, במקרה הצורך ניתן ליצור קשר עם הגוף המוסדי לבירור אודות השגיאה והטיפול בה.