בשנים האחרונות, נכנסה לה באלגנטיות האוטומציה לחיינו. פגשנו אותה לראשונה באותם בוטים פשוטים שפעלו כמעין נתבי שיחות או נציגים וירטואליים באתרים, פגשנו אותה בהודעות האוטומטיות בוואטסאפ העסקי ובפייסבוק, בתוכנות הדיוור למיניהן, בהפקת חשבוניות דיגיטליות ללא מגע יד אדם ועוד.

אז מהי בעצם אוטומציה?

האוטומציה היא שם כולל לכל אותה סדרת פעולות שניתן לבצען ברצף ללא מגע יד אדם. כלומר, כל אותן פעולות המתחילות כתוצאה מ"טריגר" שמתרחש ומפעיל אותן, וכשהטריגר פועל, אז נוצרות עוד ועוד פעולות במקביל ו/או אחת אחרי השנייה הנקראות "אקשן".

כל אותה סדרת פעולות שיוצרות למעשה אוטומציה. הטכנולוגיה של היום, בעידן ה-no code, מאפשרת למספר כלים אינטרנטיים ופלטפורמות שונות "לדבר" ביניהם באופן אוטומטי.

אז מדוע אנחנו צריכים אוטומציה?

כי זה פשוט חוסך הרבה זמן!!!

בעולם המשתנה, המתקדם והמהיר של ימינו, בעולם של הכאן ועכשיו, אנחנו נדרשים להיות הכי יעילים והכי תגובתיים שיש. אם בעבר הגדולים היו החזקים שמנצחים, הרי שהיום מי שמהיר ויעיל הוא זה שמנצח, או זה שמצליח לעשות יותר פעולות בזמן נתון ובכך מייעל את העסק שלו.

למעשה, אם נעצור שנייה וננסה לנתח ולמפות את פעולות העסק שלנו, וננסה להבין אילו פעולות בעסק שלנו הן פעולות שחוזרות על עצמן, הרי שנוכל לקחת סדרת פעולות משרדיות שחוזרות על עצמן, ולהחליפן בפעולות אוטומטיות.

לדוגמה, לקוח המגיע לעסק כתוצאה מפעולת שיווק בפייסבוק, גוגל, דף נחיתה, בוט וואטסאפ וכו', המערכת מזהה אותו, יכולה לעשות לו סינון ראשוני, לעדכן ביישומים השונים ב-CRM, לנתב, לעכב או להפנות בצורה ישירה לטיפול, ואם זה מבשיל לידי עסקה אז גם לבצע סליקה אוטומטית.

איך האוטומציה יכולה לבוא לידי ביטוי במשרדי סוכני הביטוח?

במשרדי הסוכנים, שם שכר העבודה הוא גדול ועצום, לאוטומציה מרחב פעולה רחב. בעולם הסוכנים בו המרווחים מצטמצמים מחד וכמות העבודה והשירות עולים מן הצד השני, הרי שהאוטומציה היא כבר לא Nice to have אלא Must to have.

במשרד הסוכן האוטומציה יכולה להתבטא במספר היבטים. החל מתחום השיווק, ככלי עזר במכירה, ועד לתהליכי התפעול השונים במשרד, והכל במטרה לחסוך הרבה זמן בעסק!

תתארו לכם "שנלמד" את המערכת שלנו בסוכנות ליצור תרחישים מובנים, כך שמייל פשוט שיתקבל מחברת הביטוח יפעיל (טריגר) שבעקבותיו יחלו מספר תהליכים אוטומטיים של טיפול בו, החל מתיעוד ב-CRM, שליחה אוטומטית או מבוקרת לגורם מטפל, וידוא ביצוע המשימה שלאחריה בקרה מול הגורם הרלוונטי לסיום התהליך. זה אמנם נשמע חצי "בדיוני" אך האוטומציה כבר כאן כדי להמשיך להתפתח ובעיקר להישאר.

כמובן שאם ננתח את עבודתם של הרפרנטים במשרד הסוכן, נבין ונמפה אותן ואז נוכל להפוך את חלקן לתהליכים אוטומטיים של ממש. כך נייעל את העבודה ונוכל להפוך את עבודת הרפרנטים, לעבודת "בקרים", אלו שבודקים אם העבודה נעשתה כראוי, ומתערבים במקרה הצורך.

כמובן שיש שישנם דברים אותן האוטומציה לא תוכל להחליף, וזה את "הערך" שמקבל הלקוח מאיש המקצוע האישי שלו. את האכפתיות, המסירות והדאגה של הסוכן המטפל במסירות בלקוחותיו, ואת "הלבן" שבעיניים שהלקוח רואה בפנייה אליו. יחד עם זאת, אם נשכיל להפוך את העסק להיברידי, כלומר נשתמש באוטומציה הכל כך חשובה ככלי עזר, משפר תהליכים, מיומנויות, וניתן מקום מכובד לתקשורת הבינאישית מול לקוחותינו, הרי שכולנו נצא נשכרים.

• הכותב הינו סמנכ"ל בארביטראז' פירמת שותפים לניהול פיננסי ומומחה דיגיטל